Naučte se používat systém EMITS
Evropská kosmická agentura (ESA) realizuje svůj kosmický program pomocí projektů, na které vyhlašuje sama nebo prostřednictvím svých hlavních dodavatelů tendry - jedná se o tzv. ITT (InvitationI to Tender). Tendry jsou publikovány v elektronickém systému EMITS (Electronic Mailing Invitation to Tender System). Tento článek představí systém EMITS a informace, které poskytuje.
Otevřené tendry
V levém menu je možné nalézt otevřené tendry (Open Invitations to Tender). Otevřených tendrů je několik desítek a obsahují všechny potřebné informace pro napsání projektového návrhu. Tendry bývají otevřeny po dobu asi šesti týdnů, ale mohou být otevřeny i po delší dobu nebo prodlouženy. Každý tendr obsahuje název, termín otevření a uzavření, status, referenční číslo, kapitolu rozpočtu ESA, příslušný program, seznam zemí jejichž organizace se mohou tendru zúčastnit (označení CZ ještě neznamená, že se české organizace mohou daného tendru zúčastnit, vždy je proto dobré se raději poradit), typ tendru, omezení ceny, zadavatele, kontaktní osobu, poslední aktualizaci a krátký popis.
Registrované organizace mají také přístup ke kompletní zadávací dokumentaci. Ta obsahuje základní informace včetně termínu a způsobu doručení návrhu ESA (Letter of Invitation), technické zadání (Statement of Work), speciální podmínky uplatňované v daném tendru (Tender Condiditons) a návrh smlouvy (Contract Conditions). Po otevření tendru v systému EMITS je možné se na kontaktní osobu obracet již pouze v písemné formě (emailem nebo faxem). Odpovědi na tyto otázky jsou publikovány veřejně pomocí dokumentů s názvem “Clarification”. U vyhlášených tendrů se již texty zadávací dokumentace nemění, přibývají pouze dokumenty “Clarification”, které informují o případných změnách (např. o prodloužení termínu).
Pomocí volby “Current Expression of Interest” lze vyjádřit zájem o daný tendr a také zjistit další organizace, které tak učinily. Vyjádření zájmu o tendr není podmínkou pro jeho získání. Jde o možnost, jak dát o sobě vědět případným partnerům nebo oslovit další zájemce. Záleží na taktice, některé organizace takto veřejně své záměry oznamují, jiné na projektovém návrhu pracují potají.
Plánované tendry
V levém menu je také možné nalézt tendry, které ESA plánuje vyhlásit, avšak zatím tak neučinila (Intended Invitations to Tender). U těchto tendrů není k dispozici zadávací dokumentace a nejsou u nich známy ani některé další informace. V případě plánovaných tendrů je možné zjistit předběžný název tendru, příslušný program, typ tendru, předběžný rok a čtvrtletí vyhlášení (jedná se opravdu jen o předběžný termín, často se lze setkat i s plánovanými tendry, jejichž předběžný termín vyhlášení už uplynul, avšak stále ještě nebyly vyhlášeny), status, omezení rozpočtu, kapitolu rozpočtu ESA, seznam zemí jejichž organizace se mohou tendrů zúčastnit, zadavatele, kontaktní osobu a krátký popis.
Na rozdíl od otevřených tendrů je u těch plánovaných možné se na konktatní osobu obrátit i telefonicky, odpovědi také nebudou veřejně publikovány. Díky tomu se dají mnohdy zjistit důležité informace a získat tak konkurenční výhoda a více času na seznámení se s technickými informacemi a hledání případných partnerů. Stejně jako u otevřených tendrů je možné pomocí volby “Current Expressions of Interest” vyjádřit zájem o daný tendr nebo zjistit další zájemce.
Tendry hlavních dodavatelů
Na velké zakázky (např. stavba družice) uzavírá ESA obvykle kontrakt s hlavními dodavateli (Prime Contractor), kteří vyhlašují své vlastní tendry na jednotlivé subdodávky. Tendry hlavních dodavatelů je možné nalézt v horním menu systému EMITS ve zvláštní sekci zvané „Entities“. Na rozdíl od tendrů vyhlašovaných ESA, které jsou často zaměřeny na výzkum a vývoj, se v tomto případě jedná ve většině případů o tendry na dodávky hardware či software již pro určitou družici či misi. Informace o těchto tendrech jsou stejné jako informace o otevřených tendrech ESA.
Dokumenty
V EMITS se v levém menu pod položkou “Reference Documentation” skrývají základní administrativní dokumenty a technické standardy, se kterými je potřeba se seznámit. Administrativní dokumenty obsahují celou řadu důležitých dokumentů. Jedná se zejména o obecná ustanovení a podmínky pro kontrakty ESA (General Clauses and Conditions for ESA Contracts), obecné podmínky pro tendry ESA (General Conditions of Tender for ESA Contracts), doporučení pro výběr subkontraktorů (Best Practices for the selection of subcontractors), PSS formuláře (PSS Forms) pro určování nákladů v rámci projektových návrhů, přehled cen a platů v jednotlivých zemích (National Price and Salary Statistics a další. Technické standardy obsahují odkaz na ECSS standardy, které jsou při práci na projektech v rámci programů ESA vyžadovány.
Informace o zaregistrovaných organizacích
V levém menu pod položkou “Industry Information” a dále “Yellow Pages” je možné nalézt základní informace o všech zaregistrovaných organizacích. To může pomoci při vyhledávání partnerů. Organizace lze třídit podle několika filtrů a u každé z nich jsou uvedeny obecné informace (název, adresa, kontakt, web a popis), informace pro účast v tendrech (Bidder Code a kontakt na osobu, která má na starosti profil dané organizace v EMITS) a dále tendry, o které daná organizace projevila zájem.
Pokud máte jakékoliv dotazy k řízení projektů v kosmonautice nebo systému EMITS, neváhejte kontaktovat autora tohoto článku.